A cosa serve Google Workspace e quali gli strumenti per la produttività disponibili?

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- Foto di Agnieszka Boeske da Unsplash.com. -

Fino a qualche anno fa ci accontetavamo di pagare la licenza della suite Microsoft Office (oggi Microsoft 365) e di installare sul PC i relativi applicativi per la produttività. La nostra vita da qualche anno a questa parte è però cambiata, si lavora in spazi di coworking, da casa o anche in montagna, spesso si usa lo smartphone per riunioni e condivisione di documenti, mentre studenti e studentesse passano dal computer di scuola al notebook, o anche al tablet personale, per ultimare le attività didattiche.

In condizioni di vita così trasformate anche gli strumenti per la produttività si sono adeguati ai tempi, ed oggi possiamo usarli sui dispositivi mobili come fossimo in ufficio o a casa.

Google Workspace (in precedenza G Suite) è esattamente questo cambiamento che, dopo avere anticipato i tempi, offre una serie di programmi con cui creare documenti "Word", fogli di calcolo "Excel", presentazioni "Powerpoint", abbinate ad una casella di posta elettronica dedicata — del tipo nome-azienda@nome-azienda.com — e tanto spazio nel cloud per conservare tutti questi tipi di documenti, foto e molto altro ancora.

Scopriamo insieme, quindi, cos'è Google Workspace e come funziona, quali sono gli strumenti inclusi nella suite per l'ufficio, lo studio e in generale per l'era digitale, e tutte le caratteristiche che propone.

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Cos'è Google Workspace e come funziona

Google Workspace è un insieme di applicazioni progettate per l'elaborazione di documenti di testo, fogli di calcolo arricchiti da grafici, presentazioni d'ogni genere, ma anche moduli con cui creare sondaggi o raccogliere i pareri dei clienti.

Come suggerisce il nome della suite per ufficio, essa è stata sviluppata da Google e messa a disposizione delle persone di tutto il mondo direttamente nel web o come app scaricabili su smartphone e iPhone.

Workspace include Gmail e Calendar in versione professionale, e il servizio cloud noto come Drive per fornire spazio di archiviazione aggiuntivo dove salvare non solo i documenti, le presentazioni e i fogli di calcolo creati con Workspace, ma anche per salvare fotografie, file .pdf e tanti altri documenti: compresi quelli di Microsoft 365 (ex Microsoft Office).

A differenza di Gmail gratuito, in Workspace l'indirizzo di posta elettronica è personalizzabile per adattarlo alle esigenze professionali e imprenditoriali, e perché no, familiari.

Molto utile Meet, uno strumento attraverso cui organizzare le riunioni del gruppo di lavoro o eventi a distanza con decine di persone contemporaneamente collegate. Nelle versioni avanzate le aziende possono anche gestire le registrazioni e monitorare la partecipazione.

Workspace funziona su qualsiasi tipo di dispositivo utilizzato: computer di casa, iMac, MacBook, notebook, tablet, iPad, smartphone e iPhone. Gli applicativi sono sempre disponibili nel web attraverso il proprio browser preferito o come app sul dispositivo mobile.

Per quanto riguarda gli aggiornamenti non bisogna preoccuparsene perché sono automatici.

Particolare attenzione, poi, è stata rivolta alla sicurezza dei dati dell'utente e delle aziende, nessuno a parte l'utilizzatore può accedere o vedere la documentazione caricata nel cloud (Drive). I documenti sono protetti contro ogni tipo di accesso esterno, preservando quindi la sicurezza dei dati aziendali e garantendo la sicurezza industriale.

Video. Come funziona Workspace in 1 minuto

Dopo il video riassuntivo, è il momento di conoscere nel dettaglio gli strumenti di Workspace e le rispettive caratteristiche essenziali.

Strumenti e Caratteristiche di Google Workspace

Il software di produttività di Google fornisce un insieme di applicazioni standard, identiche per tutti i tipi di clienti. Gli applicativi di base di Workspace sono i seguenti:

  • Gmail: email aziendale personalizzata del tipo nome-impresa@nome-impresa.com oppure studio-professionale@studio-professionale.com. Zero pubblicità e zero spam. Chatti con gli altri membri del team e fai videochiamate direttamente da qui. I file condivisi sono subito disponibili per allegarli alle e-mail.
  • Meet e Chat: conduci conferenze video e voce con decine e decine di partecipanti contemporaneamente da più luoghi; servizio di messaggistica per i team integrata in tutti gli altri applicativi di Workspace.
  • Calendar: con i calendari condivisi è impossibile dimenticare gli appuntamenti, inoltre lo strumento è integrato in Gmail, ma anche con Drive, Sites e Meet. Organizzare i turni di lavoro diventa quasi rilassante.
  • Drive: il cloud potente e sicuro con il quale archiviare qualsiasi tipo di risorsa digitale, compresi file .pdf, fotografie, ebook .epub, documentazione riservata.
  • Documenti, Fogli, Presentazioni: elabora testi, crea fogli di calcolo evoluti con grafici, sviluppa qualsiasi tipo di presentazione.
  • Moduli e Sites: crea sondaggi per conoscere la soddisfazione dei clienti o per condurre la tua ricerca universitaria; crea siti web con semplicità per le tue esigenze aziendali, di studio o per il tempo libero.
  • Keep: non lasciarti scappare nessuna idea, annotale tutte con questo strumento, e usalo anche per fare la lista della spesa.
  • Apps Script: strumento low-code evoluto per aggiungere a Workspace soluzioni personalizzate create direttamente in azienda, allo scopo di velocizzare i processi di lavoro interni.
  • Cloud Search: l'intelligenza e la potenza del motore di ricerca Google sono al servizio dei tuoi documenti conservati su Drive. Non ricordi dove hai messo quel documento? Chiedilo a Search, lui trova anche frasi specifiche all'interno dei testi.

Questi gli strumenti di base di Google Workspace con le relative caratteristiche, vediamo ora quali esigenze è in grado di soddisfare il software di produttività aziendale e per uso personale. Oppure approfitta del nostro codice sconto per i piani Business Starter e Standard e inizia la prova gratuita di 14 giorni. 👇

- Foto di Solen Feyissa da Unsplash.com. -

A chi si rivolge Google Workspace

Google Workspace si rivolge a chiunque abbia bisogno di strumenti per la produttività in un ambiente digitale.

Workspace si rivolge a chi deve scrivere un testo, una lettera come una poesia, a chi deve realizzare un grafico partendo da dati statistici, o necessita di creare una presentazione per il lavoro, la scuola, la parrocchia o l'associazione a cui appartiene.

Di seguito proponiamo alcuni esempi di profilo tipo, di aziende o persone, che potrebbero essere interessate al pacchetto di strumenti per la produttività, ma davvero chiunque può usarlo a proprio vantaggio.

  • Azienda Digitale diffusa e in mobilità: la disponibilità degli strumenti per la produttività nel cloud è l'optimum per una azienda digitale diffusa e i cui dipendenti o collaboratori sono spesso dislocati in più luoghi. Gli strumenti come Foglio di calcolo, Presentazioni, Documenti, includono una chat live (Chat) con cui i membri impegnati sullo stesso documento possono scambiarsi pareri, riflessioni, commenti. In caso di riunioni improvvise, poi, basta un invito a partecipare via Meet e i partecipanti si collegano da ovunque si trovino.
  • Liberi Professionisti: relazioni tecniche, preventivi, progetti dei clienti, fotografie dei lavori, tutto alla portata in qualsiasi luogo grazie al cloud (Drive). E se sono necessarie rettifiche o modifiche, non serve tornare in ufficio perché i documenti possono essere aperti anche dallo smartphone e dall'iPhone, o dal tablet/iPad, e dal laptop connesso alla rete Internet.
  • Famiglie e Studenti: preparare elaborati, presentazioni, fogli di calcolo anche molto sofisticati e contenenti grafici, non è un problema. A casa come a scuola, grazie a Drive, i documenti sono sempre disponibili dal tuo smartphone o accedendo dal computer/tablet della scuola. Realizzare siti web, o sondaggi con Moduli è alla portata di tutti. Anche i genitori troveranno utile Workspace per scrivere lettere, raccogliere ricette di cucina, o per creare raccolte di documenti digitali come le bollette delle utenze domestiche, gli estratti conto bancari, rinnovi e disattivazioni di servizi.
  • Gruppi di lavoro a distanza: le funzioni di collaborazione a più mani su tutti i tipi di strumenti di Google Workspace accorciano le distanze e fanno percepire gli altri collaboratori e partecipanti del gruppo come presenti, appena nella stanza affianco. La funzionalità chat live, ad esempio, facilita le comunicazioni quando è necessario scambiarsi informazioni e riflessioni mentre si modifica tutti insieme lo stesso documento, o il medesimo progetto.
  • Associazioni e non profit: Google Workspace per le associazioni e le organizzazioni non governative può svolgere un utile ruolo di connessione tra le varie componenti dislocate sul territorio nazionale o anche a livello internazionale. Gli strumenti facilitano il lavoro su progetti e campagne di sensibilizzazione anche complesse, rafforzando gli sforzi dei volontari partecipanti.
- Foto di Elena Rabkina da Unsplash.com. -

Google Workspace è sicuro?

Proviamo a rispondere in modo semplice alla domanda che molte aziende e persone si pongono prima di utilizzare questa suite per l'ufficio, ovvero se Google Workspace è sicuro.

Come la stessa societa statunitense spiega sul suo sito dedicato, Workspace è ospitato nel suo cloud presso i data center di proprietà di Google. La società non si serve di data center di società terze, quindi ma si affida a sue strutture proprietarie per conservare al sicuro i dati dei propri clienti, siano essi aziende o persone fisiche.

I dipendenti che accedono ai data center sono monitorati attraverso badge di accesso alle varie aree dell'infrastruttura, questo significa che solo chi ha le autorizzazioni di livello può accedere in una determinata area e tutto viene monitorato.

Per quanto riguarda la sicurezza contro attacchi esterni, i data center Google sono dotati di sistemi di rilevamento delle potenziali intrusioni che fanno scuola. I sistemi contro le intrusioni, inoltre, non sono solo digitali e volti a difendere l'infrastruttura informatica contro gli hacker, ma anche fisici. Le strutture sono infatti dotate di sistemi di accesso biometrici e con tecnologia laser.

In caso di incidente, il gruppo di lavoro della sicurezza informatica di Workspace si impegna ad affrontare e risolvere tempestivamente il problema per ridurre al minimo l'impatto sugli applicativi usati dai clienti: la sorveglianza è attiva 24 ore su 24, 365 giorni l'anno.

Sei curioso di fare un giro virtuale nel data center Google, dove la società conserva i documenti dei clienti? Guarda il video qui sotto. Mentre con quest'altro video puoi fare un Tour a 360 gradi della struttura interna.

Quanto costa Google Workspace? + Promo

Google Workspace ha un costo per utente che dipende dal piano prescelto. La differenza tra un piano e l'altro risiede in alcune caratteristiche, tra cui lo spazio offerto nel cloud, o servizi di sicurezza avanzati come il Vault per conservare documentazione riservata, riunioni video con o senza registrazione dei partecipanti.

Attreverso la tabella sottostante presentiamo sia il valore economico dei singoli piani che le relative caratteristiche aggiuntive.

Tabella confronto piani Google Workspace
#Business StarterBusiness StandardBusiness Plus
14,68 € al mese per utente9,36 € al mese per utente15,60 € al mese per utente
2Email aziendale personalizzataEmail aziendale personalizzata e sicura + eDiscovery, conservazione
3Riunioni video e voce fino a 100 partecipantiRiunioni video fino a 150 partecipanti + registrazioneRiunioni video fino a 250 partecipanti + registrazione, monitoraggio delle partecipazioni
430 GB di spazio di archiviazione sul cloud per utente2 TB di spazio di archiviazione sul cloud per utente5 TB di spazio di archiviazione sul cloud per utente
5Controlli di sicurezza e di amministrazioneControlli di sicurezza e di amministrazione avanzati:
  • Archivia e imposta criteri di conservazione email, chat
  • Aree dati per Google Workspace
Controlli di gestione e sicurezza avanzati, inclusi Vault e gestione avanzata degli endpoint
6Assistenza standard telefonica, via mail, 24 ore su 24, 7 gg su 7Assistenza standard telefonica, via mail, 24 ore su 24, 7 gg su 7 + possibilità di upgrade all'assistenza EnhancedAssistenza standard telefonica, via mail, 24 ore su 24, 7 gg su 7 + possibilità di upgrade all'assistenza Enhanced

Promozione Workspace

Il software di produttività è in prova gratuita per 14 giorni e al termine è a pagamento, tuttavia, grazie ai nostri codici promozionali riportati qui sotto, ottieni uno sconto se sottoscrivi il piano Business Starter o il piano Business Standard. Prendi il codice sconto dedicato dalla nostra pagina Google Workspace promo code.

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Codici Business Starter*

  • G7PTAP9TAKMHTC4
  • G7QKAXLVQMV7PYV
  • G7QWK3KC3WE6EAJ
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  • G7TKVMAXXPYADVW
  • G7VE3E7WDXCV37J
  • G7X7V96K6XXNPU3
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Concludendo

Google Workspace è per studenti, per privati, per associazioni, preofessionisti e aziende, un pacchetto di strumenti digitali fondamentale per cogliere tutte le opportunità che la digitalizzazione offre alle nostre vite, in termini di facilitazione ed accrescimento del business, in termini di facilitazione dell'attività di studio individuale e di gruppo.

Il digitale non sottrae ma aggiunge, ed è per questo un grande alleato delle aziende, delle persone e delle associazioni, spetta a ciascuno saper scegliere gli strumenti digitali migliori e più adatti alle proprie esigenze.

Domande e Risposte rapide

Raccogliamo alcune domande comuni poste di solito da altri utenti, a proposito di cos'è Google Workspace e come funziona, fornendo una risposta che speriamo essere completa. Clicca o tocca sulla domanda per leggere la risposta.

Google Workspace vs G Suite

Molti si domandano se è meglio scegliere Google Workspace o G Suite, ma le cose stanno diversamente perché Workspace è il nuovo nome di G Suite. Tra il 2020 e il 2021, Google ha deciso di dare un nuovo nome alla sua suite per la produttività. Si è trattato quindi di un semplice rebrading, come dicono gli inglesi, del nome del prodotto.

Versione gratuita di Google Workspace

Gli strumenti come Documenti, Foglio di calcolo, Presentazioni, Moduli, Gmail, Drive ed altri, sono gratuitamente presenti nell'account Google ed utilizzabili da chiunque.

Quel che cambia con Workspace è la disponibilità di maggiore spazio di archiviazione (fino a 5 Terabyte per utente), servizi dedicati come l'assistenza clienti, gestione avanzata delle riunioni (piani Standard e Plus), servizi di custodia avanzata dei documenti sensibili e riservati (piano Plus), indirizzo di posta elettronica personalizzato, ed altre caratteristiche non fornite con gli strumenti gratuiti.

Posso usare i documenti di Microsoft Office 365 con Google Workspace?

Workspace legge tutti i tipi di documenti, compresi i documenti di Microsoft Office e di Microsoft 365, fogli di calcolo di Office e presentazioni di PowerPoint.

Allo stesso tempo puoi conservare in Drive tutti i documenti Word, presentazioni e fogli Excel che hai precedentemente creato e gestito con la suite per l'ufficio di Microsoft.

Anche i file di testo ed i fogli di calcolo di OpenOffice e LibreOffice sono compatibili con Google Workspace.



Foto Fabio Carbone: autore articolo
Fabio Carbone
Scrittore web tecnico ma versatile, scrive di criptovalute e blockchain per quotidiani online, siti di settore e aziende. Ha seguito un corso accademico sull'Industria 4.0 applicata al business; ha ottenuto 2 certificati blockchain professionali: BerkeleyX e The Linux Foundation.
Ghost writer e amante delle tartarughe d'acqua dolce, nel tempo libero cura il blog www.rugatartaruga.eu.
Per contatti professionali: LinkedInTelegram.

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