Ufficio diffuso. Collaborare e produrre con gli strumenti giusti: Google Workspace, Trello, Slack, Telegram

I muri vengono giù, le scrivanie si affiancano, gli uffici collaborano di più tra loro e l'azienda ne guadagna in prestazioni. Si chiama ufficio diffuso, è uno stile di condivisione degli spazi lavorativi che oltrepassa i muri dell'azienda e si espande fino a raggiungere i confini del mondo.

Questo è il presente già di milioni di lavoratori¹, dipendenti di una azienda o freelance come me, il cui lavoro si svolge a distanza.

Si lavora lontani dall'ufficio, pur restando sempre connessi con azienda e/o clienti grazie agli strumenti di comunicazione digitale, capaci di accorciare le distanze e di favorire il lavoro come mai prima d'ora.

L'ufficio diffuso è preferito in particolare dalle giovani aziende — start-up sopra tutte — che hanno una doppia necessità:

1. contenere i costi;
2. aggiungere nel proprio organico i migliori professionisti disponibili sul mercato globale.

Anche la più piccola delle aziende, con la filosofia dell'ufficio diffuso, diventa globale, internazionale.

Quali strumenti usa un'impresa che sceglie lo stile di vita dell'ufficio diffuso?

Nell'articolo presenterò alcuni degli strumenti più utilizzati dalle aziende, per mantenere il contatto con i dipendenti e i professionisti freelance. Tool con cui le imprese gestiscono i flussi di lavoro, riuscendo a ottimizzarli anche con il personale non in presenza, ma al lavoro dalla propria terrazza di casa, dall'ufficio ricavato in casa.

Partner Google Workspace

Trello

Trello è uno spazio di collaborazione digitale composto da infinite bacheche.

Ciascuna bacheca rappresenta in un certo senso il luogo di lavoro dei dipendenti dell'azienda, allo stesso tempo, la bacheca rappresenta un progetto a cui hanno libero accesso solo quanti sono coinvolti nel progetto stesso.

Ciascuna bacheca si compone di liste di priorità, a cui il manager della bacheca o i singoli membri — se ne hanno l'autorizzazione —, appendono le schede di lavoro.

Le schede possono essere assegnate ad un solo membro o a più membri del team. E se il lavoro ha una scadenza ben definita, basta attivare il timer per segnalare entro quando deve essere consegnato. Ciascuna scheda di lavoro può contenere link a risorse esterne, caricare file da fonti esterne, immagini, commenti, note.

Risulta molto utile lo strumento Allegato delle schede, attraverso cui collegare qualsiasi file dal cloud a Trello in pochi secondi.

Trello è compatibile con i seguenti servizi cloud:

• Google Drive;
• Dropbox;
• Box;
• OneDrive.

Aggiungendo i "Super Poteri", come simpaticamente definisce Trello l'estensione del servizio alla versione a pagamento, gli utenti del team di lavoro possono allegare anche le conversazioni di Slack, le richieste pull da GitHub e i lead da Salesforce.

Trello è un servizio dalle ampie potenzialità e per il singolo utente è gratuito, mentre per la gestione di bacheche con funzioni amministratore avanzate è necessario abbonarsi ai servizi con i Super Poteri. 💪

Il sito web: https://trello.com.

Google Workspace

Se Trello è l'ideale per gestire in modo ordinato i progetti di lavoro e seguire il loro andamento, Google Google Workspace è il pacchetto di strumenti per la produttività delle aziende pensato per accelerare la digitalizzazione del lavoro.

• Documenti.
• Fogli di calcolo.
• Presentazioni.
• Spazio in cloud illimitato.
• E-mail aziendale connessa all'agenda digitale.
• Calendario degli eventi.
• Video riunioni.

Immagina una suite per l'uffucio disponibile ovunque ci sia una connessione internet, un software-as-a-service per unire i collaboratori sparpagliati per il mondo.

Sui documenti di Google Workspace i collaboratori possono scrivere a quattro ed anche a otto mani, senza intralciarsi. Una chat è inclusa per consentire gli scambi di vedute ed i suggerimenti dal vivo.

E quando finalmente vi riunite in presenza e uno dei collaboratori dimentica a casa il notebook con la relazione finale, Google Drive fa tirare un sospiro di sollievo a tutti, perché la relazione è lì sempre disponibile: accessibile anche dallo smartphone, se ne ha ricevuto il permesso dal gestore degli utenti.

Google Workspace per le aziende è fornito con caratteristiche avanzate per gestire in sicurezza gli accessi degli utenti, organizzare le riunioni e le video riunioni, per creare applicazioni e siti web aziendali senza dover comprare altri software aggiuntivi.

Google Workspace e Trello si integrano alla perfezione, infatti, i lavori creati con gli applicativi di Google Workspace possono essere allegati alle schede di Trello attraverso l'apposita funzionalità descritta in precedenza.

Google Workspace versione professionale

La versione professionale di Google Workspace è a pagamento ed include email aziendali personalizzate, spazio in cloud fino a 2 Terabyte per singolo utente, sicurezza informatica potenziata, più strumenti rispetto alla versione gratuita e supporto tecnico prioritario.

Le versioni a pagamento Standard e Starter sono disponibili con uno sconto del 10% utilizzando uno dei codici sconto qui sotto riportati.

* Programma referral di Google Workspace. Usare 1 solo codice. Validi solo in Italia.

Slack

Slack è un luogo di collaborazione tra i membri del team di lavoro, un luogo di discussione diviso in canali.

Ciascun reparto aziendale, o team di lavoro, ha il suo canale in cui discutere e condividere documenti di lavoro.

Slack prende tutto ciò che è utile di un servizio di messaggistica istantanea e lo adatta all'ambiente di lavoro.

Ai Workspace si accede su invito, i membri si scambiano messaggi nei canali e sono liberi di contattarsi in privato.

Utile, non utile? Se la tua azienda comunica solo attraverso email per scambiarsi più rapidamente informazioni da un reparto all'altro, Slack è una utile soluzione aziendale per velocizzare lo scambio di informazioni tra i dipendenti.

Nel caso in cui l'azienda sceglie il servizio a pagamento, ottiene maggiori protezioni e sicurezza dello spazio di lavoro digitale.

Il sito web: https://slack.com.

Slack tool

• Canali.
• Messaggi diretti.
• Applicazioni: Google Drive (incluso in Google Workspace), Dropbox, Trello, Google Calendar (incluso in Google Workspace), Twitter, OneDrive, Zoom.

Da poco Slack ha abilitato il collegamento di Outlook Calendar e di Gmail, basterà installare le rispettive applicazioni per integrare i servizi.

Telegram

Telegram è un servizio di messaggistica istantanea simile, ma non identico, a WhatsApp. I freelance lo usano per tenersi in contatto con i clienti, mentre le start-up (grazie ai gruppi) lo usano per creare un bacino di potenziali clienti e per comunicare loro le novità in arrivo.

A differenza di WahtsApp, non è necessario condividere il numero di cellulare per relazionarsi con gli altri utenti di Telegram, una caratteristica che lo differenzia dal competitor e lo evolve ad un utile strumento per contatti professionali più sicuri e riservati. Per il tuo ufficio diffuso, un valido alleato.

Skype

Skype non è morto, nonostante la competizione nell'ultimo decennio si sia elevata enormemente.

Skype resta un valido strumento di connessione tra membri del gruppo di lavoro e con i clienti, per scambiarsi messaggi veloci, documenti, immagini e per chiamate solo audio o video più audio.

Non considererei Skype una alternativa a Telegram o viceversa, nel mio caso li utilizzo entrambi per i contatti con i clienti.

Il mio preferito? Mi trovo bene con tutti e due, ma uso di più Skype perché è lì che si concentrano le mie comunicazioni business.

Il mio ufficio diffuso non potrebbe fare a meno di Skype.

NOTE:

1. Addio ufficio, lavoro da casa e quando voglio: così cresce lo “smart working”, Il Sole 24 Ore.